управление портфелем заказов, расчет фактической себестоимости, контроль финансовых показателей и др. сферы своей деятельности, но еще десять лет назад…
Еще десять лет назад территория судоремонтного предприятия площадью десять гектаров на окраине Измаила находилась в полном запустении – береговой линии не было видно из-за высоких камышей.
Производственная структура располагавшегося здесь в советское время завода была основательно разрушена, поэтому после приватизации и прихода частной компании ООО «СП «Дунайсудосервис» все пришлось начинать практически заново. Возрождать предприятие и наверстывать упущенное нужно было быстро и качественно, чтобы восстановить свои прежние позиции на изменившемся рынке. После выполнения технического и технологического переоснащения предприятия закономерно возник вопрос построения современной системы управления ресурсами предприятия, которая бы учитывала всю специфику судоремонтного бизнеса.
Информация о компании-заказчике
ООО «СП «Дунайсудосервис» (г. Измаил) является ведущим производителем в отрасли судоремонта и занимает около 60% рынка услуг по ремонту судов типа «река-море» в Одесском регионе.
Завод проводит капитальный ремонт морских и речных судов весом до 4 тыс. тонн и длиной до 120 метров. Предприятие располагает двумя плавучими доками подъемной силой 4,5 и 2,5 тыс. тонн. В цехах судоремонтного завода – корпусном, механическом, электрическом и дизельном – выполняется значительная часть судоремонтных работ. За год предприятие использует для ремонта более 1000 тонн металла.
В ходе выполнения ремонтных работ, связанных с возобновлением эксплуатационных характеристик судна, предприятие проводит очистку и окраску корпусов судов, ремонт винто-рулевого комплекса, двигателей, судовых устройств, механизмов и систем, ремонт топливной аппаратуры, трубопроводов, насосов, люковых закрытий, ремонт и регулировка судовой автоматики, электрооборудования, радионавигационных приборов. Кроме того, в ходе ремонтов может осуществляться изготовление сложных судовых конструкций, гребных валов, судовых алюминиевых поршней.
Потребителями услуг ООО «СП «Дунайсудосервис» являются судоходные компании стран СНГ, а также иностранные компании и судовладельцы. Благодаря рациональной организации труда доковый период обычно занимает не больше недели (с учетом полной очистки корпуса, ремонтом донно-забортной арматуры и ревизией винто-рулевого комплекса), что весьма привлекательно для потребителей. Немаловажно и то, что река Дунай не замерзает, и завод работает круглогодично.
С чего все начиналось
Необходимость в единой информационной системе, позволяющей вести управленческий учет, контроль и планирование, назрела сама собой в связи с укрупнением и развитием предприятия. Бухгалтерский учет на предприятии обеспечивал информацией подготовку отчетности в государственные службы и налоговые органы. При этом управленческий учет велся в полуручном режиме с использованием разных программ, каждая из которых имела свой регистр накопления информации (поскольку не было единого подходящего инструмента для его ведения). В определённый момент такая организация учёта перестала удовлетворять собственников, поскольку тормозила экономический рост компании.
Здесь важно еще отметить, что судоремонтный бизнес имеет свою специфику, связанную со сложностью бизнес-процессов и большим количеством различных вариантов выполняемых работ и услуг (например, сейчас в «Дунайсудосервис» в системе Галактика ERP в каталоге услуг имеется порядка 14000 судоремонтных работ и 1300 шаблонов услуг). При этом расчет плановой себестоимости проводился экспертным путем, что иногда приводило к неточностям и ошибкам, и как следствие, к повышению издержек и снижению рентабельности бизнеса.
Инициаторами проекта автоматизации выступили собственники предприятия, которые хотели минимизировать влияние человеческого фактора, переложив часть функционала с сотрудников на информационные системы. В силу специфики судоремонтной отрасли руководством были сформированы особые требования к автоматизации управленческих задач. Среди них: необходимость быстрого расчета оценочной себестоимости и определения точки безубыточности заказа, позаказный метод учета, уникальность каждого ремонта и сложность создания полной библиотеки норм, необходимость привлечения субподрядчиков для некоторых видов ремонта.
Поэтому важными критериями, определившими выбор поставщика ERP решения, были наличие у корпорации «Галактика» компетенций и опыта успешных проектов в судоремонтной отрасли. Дополнительными преимуществами системы Галактика ERP руководство предприятия отметило широкие возможности системы для решения управленческих задач, ее гибкость и хорошее соотношение стоимость/эффективность».
Внедрение системы Галактика ERP было начато в марте 2012 г. и ставило перед собою следующие цели:
- повышение прозрачности бизнес-процессов, получение информации о состоянии дел на предприятии на любой момент времени
- возможность проведения анализа накопленной управленческой информации в различных разрезах для выявления путей оптимизации затрат и повышения доходности бизнеса.
Информационная система должна была обеспечить автоматизацию и решение таких задач как управление портфелем заказов, планирование себестоимости, управление судоремонтными работами, управление договорной деятельностью, контроль складских запасов, контроль взаиморасчетов, управление кадрами и расчет заработной платы, оптимизация бюджетирования и платежный календарь, а также ведение учета и формирование отчетности по стандартам МСФО (Международные стандарты финансовой отчётности).
Проект внедрения
Основной бизнес-процесс судоремонтного предприятия «Дунайсудосервис» представляет собой следующую цепочку событий. От судовладельца (заказчика) поступает заявка на ремонт, содержащая перечень ремонтных работ, которые нужно выполнить. На основании этой заявки в системе Галактика ERP регистрируется новое судно и формируется для него предварительная ремонтная ведомость. При этом цены на работы заполняются на основе прейскуранта предприятия с учетом параметров работ. На основании согласованной с заказчиком предварительной ремонтной ведомости формируется договор на выполнение ремонтных работ между заказчиком и компанией-генподрядчиком.
Далее судно заходит на ремонт в один из плавучих доков Дунайсудосервиса. Специально сформированная рабочая комиссия в составе технических специалистов предприятия и представителей заказчика проводит более тщательный осмотр судна в доке. В процессе осмотра рабочая комиссия корректирует предварительную ремонтную ведомость и добавляет туда перечень дополнительных ремонтных работ.
На основании согласованной с заказчиком предварительной ремонтной ведомости после осмотра судна, в ERP системе формируется рабочая ремонтная ведомость с расцеховкой работ (указывается код бригады для каждой работы). В системе рабочая ремонтная ведомость является основным документом для учета всех работ и материалов в процессе ремонта судна.
Для заказа материалов и комплектующих, требуемых для проведения ремонта, прорабы и мастера заполняют заявки на материалы (количество необходимых материалов рассчитывается исходя из определенного объема ремонтных работ в ремонтной ведомости) и передают в отдел материально-технического снабжения для проведения тендера на закупку материалов. По результатам тендера выбирается лучшее предложение (цена-качество) и определяются поставщики материалов и комплектующих. Здесь нужно отметить, что с целью оптимизации процедуры проведения тендеров по желанию руководства судоремонтного предприятия система Галактика ERP была интегрирована с системой электронного документооборота DIRECTUM (корпорация «Галактика» является авторизованным партнером компании DIRECTUM). Благодаря внедренной системе электронного документооборота все этапы проведения тендеров фиксируются в системе, что позволяет осуществлять их контроль и предотвращает закупку материалов по заведомо высокой цене.
Полученные материалы и комплектующие поступают на склад в соответствии с накладными поставщиков и приходуются в ERP системе. Выдача материалов для ремонта выполняется со склада на основании оформленных мастерами требований на материалы с указанием объекта ремонта (судна).
По мере выполнения ремонта судна согласно рабочей ремонтной ведомости в системе формируются акты выполненных ремонтных работ (по завершенным работам), которые подписываются у заказчика. Работы, принятые заказчиком, отмечаются статусом «Принято заказчиком» в рабочей ремонтной ведомости. Таким образом, визуально и с помощью отчетов по ремонтной ведомости можно оперативно отслеживать процесс выполнения ремонтных работ по каждому судну.
После выполнения всех ремонтных работ по судну формируется исполнительная ремонтная ведомость и при необходимости доставочная ведомость (перечень использованных в ремонте материалов). Документы формируются в системе автоматически на основе рабочей ремонтной ведомости с возможностью корректировки. После подписания документов заказчиком готовится пакет документов для закрытия договора на ремонт.
В управленческом учете и в бухгалтерском учете проводятся все затраты по судну, закрывается ремонтная ведомость и формируется необходимая отчетность. Получение аналитической отчетности реализовано с помощью встроенного в систему Галактика ERP функционала построения OLAP-отчетов (см. рис. 1).
В соответствии с условиями договора, заказчику выставляются счета на оплату и контролируется поступление денег. После подписания «Акта приемки судна из ремонта» судно считается принятым из ремонта и поступает в распоряжение заказчика.
Рис. 1. Пример OLAP-отчета «Остатки на складах по материально-ответственным лицам в разрезе складов»
Таким образом, система Галактика ERP автоматизирует следующие основные бизнес-процессы ООО «СП «Дунайсудосервис»: учет судоремонта, контроль складских запасов и планирование снабжения, управление денежными средствами и оборотными активами, управление источниками привлечения средств, планирование себестоимости ремонтных услуг и производства продукции, управление портфелем заказов и формирование оферты заказчику, расчет фактической себестоимости, контроль финансовых показателей, ведение бухгалтерского и налогового учета в соответствии с украинским законодательством и МСФО, формирование необходимой отчетности.
Кроме того, система осуществляет и некоторые специализированные функции: учет грузопассажирских перевозок, учет планового и фактического расхода топлива, текущее обслуживание транспортных средств, ремонт транспортных средств хозяйственным способом и в сервисном центре, ремонт оборудования хозяйственным и подрядным способом, ремонт и изготовление изделий под заказ сторонней организации.
В системе Галактика ERP в связке с системой электронного документооборота DIRECTUM осуществляется выполнение и контроль следующих задач: проведение тендеров на закупку материалов для основного и вспомогательного производства, формирование штатного расписания и штатной численности, формирование приказов по кадрам, формирование плана-графика отпусков, ведение табеля учета рабочего времени, личных карточек сотрудников, расчет заработной платы.
Полученные результаты
В настоящее время ERP система находится в опытной эксплуатации: система полностью настроена, в ней прописаны все основные бизнес-процессы, заполнены справочники и картотеки, пользователи обучены работе с системой. Сейчас ведется дозаполнение каталогов ответственными сотрудниками компании «Дунайсудосервис», и в июне 2013 г. планируется осуществить ввод системы в опытно-промышленную эксплуатацию.
Внедряемая система позволит обеспечить руководство и специалистов компании оперативной и достоверной информацией о деятельности предприятия для принятия управленческих решений, снизить издержки и повысить конкурентоспособность бизнеса.
Благодаря созданию единого информационного пространства произойдет экономия трудовых и материальных ресурсов, возрастет эффективность работы сотрудников предприятия за счет исключения дублирования функций, повысится точность получаемой отчетности за счет сокращения объемов бумажных носителей информации; увеличится оперативность получения информации путем предоставления возможности формирования отчетов по текущим данным в режиме онлайн.
Справка:
Корпорация «Галактика» – крупнейший в СНГ разработчик комплексных решений в области автоматизации управления производственно-хозяйственной и финансовой деятельностью предприятия. Корпорация «Галактика» уже на протяжении 26 лет успешно работает на рынках Украины, России, Беларуси и Казахстана.
Центральный офис Корпорации «Галактика» в Украине был открыт в 1996 году и является официальным представительством корпорации «Галактика». Своим заказчикам компания предлагает полный спектр решений «Галактики», адаптированных с учетом потребностей украинских предприятий и требований национального законодательства. Ее заказчиками являются более 200 компаний Украины.
